Telefoon als verkoopinstrument
Voordeel telefoon
– minder formeel: bijvoorbeeld een CEO gaat veel informeler zijn als hij of zij niet omringd is door collega’s, hij/zij kan persoonlijke dingen gaan vertellende
– machtsverdeling is evenwichtig, u communiceert met gelijke middelen en niet in een directiekamer waar statusverschillen worden benadrukt door lichaamstaal, artefacts of personeelsnellere antwoorden
– minder kans voor afleiding, ‘tactical distractions’
Nadeel telefoon
– geen voorbereidingstijd (als ze u opbellen)gemakkelijker om NEE te zeggen
– gemakkelijker om weg te lopen (‘ik moet nu naar een volgende meeting’)
– u kunt geen body language lezenspeaker phone? Wie luistert mee?
De telefoon is ideaal om een informele relatie te creëren voor de officiële /fomele meeting. Partijen komen gelijker aan de tafel/videovergadering. U kunt al informatie en emoties uitwisselen (‘testing the water’).
Email als verkoopinstrument
Voordeel email
– voorbereidingstijd, u antwoordt wanneer het past
– de negotiatie afremmen indien nodig (bijv. u kunt geen beslissing nemen, tijd winnen, u wilt nog niet beslissen)
– de partijen denken 2X na voor ze iets neerschrijven
Nadeel email
– FORMELER: u neemt een positie in.
– doordat u uw posities blootgeeft, kunt u moeilijker terugkrabbelen: in een face-to-face situatie kunt u eerst testen: stel dat …?, wat denk je …?
– u leert omgekeerd dan weer wel de andere partij zijn positie kennen. Maar er blijft ook veel verborgen. (verborgen agenda’s)
In bedrijfsomgevingen wordt intern vaak de Skype/Office 365 chatfunctie gebruikt voor juist die informele informatie-uitwisselingen en de ruis uit de formele email-communicaties te halen. Als externe leverancier die geen deel uitmaakt van de interne community bij uw klant kunt u hiervoor eventueel Linkedin messaging gebruiken. U connecteert eerst via Linkedin (= interactie) en zendt een informeel berichtje (Hallo, Hi, Beste, …). Het medium leent zich uitstekend hiervoor zolang u niet overdrijft. Zorg er dan wel voor dat uw profiel in orde is met een normale foto om het persoonlijker te maken en niet te veel ego-exposure. U wilt een relatie creëren, niet solliciteren of indruk maken.
Webconferencing of videogesprekken
Voordelen videogesprek
– U kunt elkaar zien (ook in pyjama)
– Anders dan in een face-to-face gesprek gaat u elkaar minder in de rede vallen, door elkaar praten gaat niet in dergelijke online setting. Daar is letterlijk niet de schermruimte voor.
– Dus het is iets gemakkelijker om aan het woord te blijven als dat nuttig is en past in uw strategie
Nadelen videogesprek
– U kunt niet de body lezen onder het hoofd zoals handen, voeten, lichaamshouding maar wel meer dan enkel via telefoon (gezichtsexpressies)
– Als de video uit staat weet u niet of de andere partij echt betrokken is. Als mensen zijn we snel afgeleid.
– Minder gemakkelijk om tot commitment te komen. Als u aan tafel bij elkaar zit is er meer invloed en ‘power’ om tot een conclusie te komen. U mist iets in de interactieve communicatie: is de JA een ECHTE JA bij uw gesprekspartner?
Om de nadelen op te vangen kunt u bewuster de agenda gebruiken.
Wie de agenda opmaakt controleert de agendapunten en neemt de leiding.
Een agenda kunt u informeel of formeel gebruiken, u kunt beiden strategieën combineren afhankelijk van uw doelstellingen.
AGENDA informeel‘
– ’Wat wil je bespreken?’ ‘Wat zou je graag aan bod willen laten komen?’ ‘Wanneer past het voor jou?’
– Voorbereidingstijd geven
– Samen de agenda maken? = interactie
Als u de agenda informeel gebruikt krijgt u meer commitment. Door de interactie krijgt u meer invloed.
Agenda formeel
– ‘Dit zijn de punten die ik met jullie wil bespreken.’
– Limieten stellen: ik heb maar 15 min
– Hoge of moeilijke eisen stellen aan het begin zodat er gediscussieerd i.p.v. overlegd wordt of zodat er een zekere spanning gecreëerd wordt (dit kan de doelstelling zijn van de persoon die de vergadering leidt: dus wees bewust van deze tactieken en waarom ze worden toegepast? Misschien wilt men een beslissing uitstellen? Durf ze in dat geval te benoemen. Bijv. ‘ik heb het gevoel dat er nog zaken niet opgelost zijn en dat we niet tot een overeenkomst zullen komen daardoor.’ (ventileren emoties, struikelblokken)
– Een verslag maken met de actiepunten na de meeting (in feite bent u de volgende meeting dan weer (formeel) aan het voorbereiden
Hoe u de agenda gebruikt hangt af van uw doelstellingen. U kunt de agenda alvast gebruiken om interacties en focus of betrokkenheid te creëren, bijvoorbeeld door:
– Huiswerk te geven: iets laten voorbereiden, cijfers laten doorsturen, een informeel telefonisch overlegmomentje
– Telefonisch contact opnemen om te vragen of er volgens hun nog iets aan bod moet komen op de agenda, ‘testing the water’
– In sommige vergaderculturen ligt meer de nadruk op de formele voorbereiding: een halve dag werken aan een presentatie van 15 min waar dan wel knopen worden doorgehakt. Dus het is in dat geval beter tussendoor wat informeel contact te hebben zodat u kunt ‘bijsturen’ (managing expectations).
Let op bij het taalgebruik: een agenda (het woord alleen al …) kan snel leiden tot formaliteit en suboptimale resultaten. Gebruik bewust ‘zachtere’ termen als samenwerking, overlegmeeting, ‘dit zijn de topics’, ‘Hoe zien jullie dat? ‘, je /jij/wij taal, … en wat u ook toepast is natuurlijk afhankelijk van uw doelstellingen.
Niets is goed of fout: wel wat is doelstelling, wat wilt u uit dit gesprek halen. Alleen al door bewuster om te gaan met de communicatiemiddelen die we vandaag kunnen gebruiken gaat u veel betere resultaten halen. Volgens de beïnvloedingsexperts wordt 80-90% van het resultaat bepaald door juist deze voorbereiding. Ik kan ze ervaringsgewijs geen ongelijk geven.
Succes in de verkoop, grts, Rene
Copyright © 2010-2020, René Knecht
Differentiation Selling is Registered in US Patent and Trademark Office.
Differentiation Selling is Registered in The Benelux Office for Intellectual Property (BOIP)